Проблемы документооборота в школе
В наше время все больше школ внедряют электронные системы различного назначения – автоматизированные системы управления, системы дистанционного обучения, электронные дневники школьника и др. В некоторых школах этот процесс только начинается, в других установлены уже всевозможные системы. Но, несмотря на все различия в подходах, можно с уверенностью утверждать: рано или поздно каждой школе, вставшей на путь внедрения электронных систем, придется решать проблему документооборота в школе.
Как известно, электронные системы работают с документами, представленными в электронном виде – иногда в виде одного файла, иногда в виде нескольких документов, к тому же имеющими дополнительные взаимосвязи, иногда к документу прилагается еще несколько файлов – описания, извещения и т.п. Все это порождает следующие проблемы документооборота.
Проблема поиска. Проблема заключается в том, что в файловой системе компьютера единственный осмысленный атрибут хранения – имя файла, а для успешной организации хранения, поиска и доступа к документам одного имени файла явно недостаточно.
Проблема выборок. Перед пользователем ежедневно встает задача произвести выборку из существующего множества документов по определенным критериям. Критерии выборок при реальной работе могут включать в себя практически любую комбинацию.
Проблема иерархии. Дистанционные курсы в системе дистанционного обучения состоят из отдельных тем. В свою очередь, темы состоят лекций, практических заданий, лабораторных работ, домашних заданий, вопросов для самоконтроля, тестов, часто задаваемых вопросов, экзаменов. Система хранения документации должна обеспечивать иерархическое построение структуры, так как при больших объемах базы данных работать в линейных списках невозможно.
Проблема прав доступа. Вполне понятно, что не каждый пользователь должен иметь возможность редактировать, копировать и удалять любой документ, разрабатывать документ. Кто-то должен иметь права на изменение определенных документов, а кто-то – только на просмотр этих документов, другие – права на коррекцию документов другого проекта. Другие пользователи вообще не должны иметь доступ к некоторой информации, в т.ч. конфиденциальной. Без налаженной системы документооборота произвести разграничение прав на структурированном множестве документации весьма проблематично. В то же время без такого разграничения возможны несанкционированное копирование, удаление, исправление документов, т.е. действия, которые могут нанести серьезный урон школе. Крайне важной бывает возможность просмотреть историю жизненного цикла документа – когда и кем редактировался, просматривался, копировался и т.п., а также историю действий пользователя в системе.
Проблема версий. Любой документ за время своего жизненного цикла просматривается и корректируется несколькими пользователями, проходит множество стадий разработки и утверждения. Поэтому вполне естественно желание фиксировать версии и даже подверсии документа по мере его создания и редактирования.
Проблема архива. Любая организация, в т.ч. и школа, имеет архивную службу. Естественно, самый удобный тип архива – электронный. При этом он должен быть централизованным, надежным и быстродоступным. Помещение документов в архив и их получение должно быть практически мгновенным. В настоящее время встречается методика хранения архива на дискетах, что о такой степени надежности хранения архива говорить не приходится.
Проблема управления. Система документооборота должна быть хорошо управляемой, что значит должны обеспечиваться широкие возможности по управлению способами хранения данных, их архивации, заданию прохождения документов и т.п.
Таким образом, реализация всех преимуществ электронных систем в школе возможна лишь при решении проблемы документооборота в школе, т.е. когда в ее состав включена такая организационная структура, в которой любая информация легко доступна или обеспечена ее автоматическая передача между различными подсистемами, например, системой дистанционного обучения и электронными школьными дневниками.
